Hôm nay tinhocoban.blogspot.com giới thiệu cho
bạn các thao tác cơ bản với tập tin trong MS Word.
1. Tạo mới văn bản (New)
- Cách 1: Vào File/New sau đó chọn Blank
Document hoặc chọn các mẫu (template) có sẵn.
- Cách 2: Nhấn nút New trên thanh công cụ Quick
Access Toolbar. Nút New thường có biểu tượng trang giấy trắng.
- Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N.
Khi vào File/New, hãy gõ từ khóa ở vị trí 1 rồi
nhấn enter hoặc chọn các từ gợi ý ở vị trí 2 để tìm
kiếm hàng ngàn mẫu văn bản khác nhau từ Microsoft.
2. Mở văn bản đã có (Open)
Để mở văn bản đã có,
chúng ta nên biết trước tên tệp tin văn bản và nơi đặt chúng.
Thực hiện thao tác mở như
sau:
- Bước 1:
Cách 1: Nhấn tổ
hợp phím Ctrl+O
Cách 2: Nhấn
nút Open (hình thư mục) trên thanh công cụ Quick Access Toolbar
Cách 3:
Vào File/Open
- Bước 2: Với Word 2016 thì Backstage View
hiện ra, chọn các mục có sẵn, mở trên OneDrive hoặc cách đơn giản nhất
là nhấn
vào Browse để tìm nơi
mở văn bản.
- Bước 3: Hộp thoại Open bật lên, lần lượt thực hiện:
(1) Chọn nơi chứa văn
bản, cũng có thể chọn nhanh ở vùng bên trái.
(2) Chọn văn bản cần
mở.
(3) Nhấn Open để mở văn
bản.
3. Lưu văn bản (Save)
Thực hiện thao tác lưu là
ghi những thay đổi ra bộ nhớ ngoài, do đó nếu có sự cố thì cũng không bị mất dữ
liệu. Khi văn bản chưa lưu lần nào, chúng ta cần phải chọn nơi đặt tệp tin văn
bản, đặt tên cũng như chọn định dạng thích hợp cho tệp tin.
Thao tác lưu nên được thực hiện ngay sau khi
tạo mới tệp, và được thực hiện thường xuyên trong quá trình làm việc.
Thao tác lưu thực hiện
như sau:
- Bước 1:
Cách 1: Nhấn tổ
hợp phím Ctrl+S
Cách 2: Nhấn
nút Save (hình đĩa mềm) trên thanh công cụ Quick Access Toolbar
Cách 3:
Vào File/Save Nếu văn bản đã được lưu trước đó thì ta chỉ
thấy màn hình hơi nháy. Nếu văn bản chưa được lưu thì thực hiện tiếp các bước
phía dưới.
- Bước 2: Với Word 2016 thì Backstage View
hiện ra, chọn các mục có sẵn, lưu lên OneDrive hoặc cách đơn giản nhất
là nhấn
vào Browse để tìm nơi
lưu tệp tin.
- Bước 3: Hộp thoại Save As bật lên, lần
lượt thực hiện:
Chọn nơi để lưu văn
bản, cũng có thể chọn nhanh ở vùng bên trái.
Thư mục sẽ lưu văn
bản.
Đặt tên cho tệp tin
văn bản ngắn gọn, dễ nhớ, dễ hiểu.
Chọn định dạng
thích hợp cho tệp tin văn bản.
Nhấn nút Save để
lưu.
Chú ý: Khi có thông báo như ảnh dưới là đã tồn
tại tệp tin cùng tên trong thư mục đã chọn.
- Bạn cần
nhấn Cancel để quay lại và chọn tên khác nếu không muốn
mất toàn bộ dữ liệu của tệp đang có.
- Chỉ nhấn Yes khi
bạn thực sự muốn thay thế tệp tin cũ bằng tệp tin đang muốn lưu.
4. Lưu với tên khác (Save As)
Thao tác này được dùng
khi bạn không muốn lưu những thay đổi đã thực hiện lên tệp tin văn bản gốc. Khi
đó, cách tốt nhất là lưu chúng thành 1 tệp tin khác.
Cách thực hiện:
- Cách 1: Vào File/Save
As
- Cách 2: Nhấn F12
Sau đó, bạn thực hiện các
bước tương tự như thao tác lưu lần đầu.
Chúng ta thường dùng thao
tác này khi làm việc với các tệp tin mẫu.
Giả sử thế này: "Sếp" của bạn đưa cho bạn 1 mẫu
báo cáo tháng và yêu cầu đầu mỗi tháng hãy nộp lại. Bạn nhận tệp tin mẫu và
muốn giữ nó để dùng lâu dài. Khi đó bạn có 2 cách làm:
- Bạn sao chép
(Copy) tệp tin này ra thành nhiều bản, mỗi bản dùng cho 1 tháng.
- Khi làm báo cáo tháng nào, ta mở mẫu ra và thực hiện thao tác Save As để lưu thành báo cáo của tháng đó→ Tất nhiên cách này tiện lợi và nhanh hơn.
5. Đóng văn bản (Close)
Khi hoàn tất quá trình
làm việc, ta nên thực hiện đóng tệp tin văn bản đang dùng để đảm bảo dữ
liệu được an toàn. Cách thực hiện:
- Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Alt+F4 (thực hiện được với hầu hết
các cửa sổ.
- Cách 2: Nhấn nút Close (nút X ở bên phải trên cửa số).
- Cách 3: Vào File/Close.
Chúc các bạn thành công!
Post a Comment