Nguyên tắc soạn thảo văn bản trong Word

Trước khi soạn thảo văn bản, bạn cần nắm vững những nguyên tắc sau để đảm bảo văn bản bạn tạo ra đúng cách, đúng khuôn dạng, dễ dàng chỉnh sửa, định dạng lại sau này:

- Lùi đầu dòng: không dùng dấu cách để lùi đầu dòng dù chỉ 1 dấu cách. Hạn chế dùng Tab, nếu được không dùng Tab để lùi đầu dòng. Thay vào đó bạn hãy dùng thanh thước (Ruler) để lùi đầu dòng.

- Khoảng trắng (dấu cách): không dùng quá 1 dấu cách giữa các từ. Ở cuối câu hay đoạn văn không được có dấu cách nào.

- Dấu câu: sau dấu câu như dấu chấm (.), dấu phẩy (,), dấu hai chấm (:), chấm phẩy (;),... nếu có từ tiếp theo cần ngăn cách bởi 1 dấu cách. Không được gõ dấu cách trước những dấu câu này. (xem cách gõ như ở đoạn văn này).

- Đối với các dấu ngoặc đơn (), ngoặc kép "" thì yêu cầu dấu mở sát với từ đầu tiên trong dấu, dấu đóng sát với từ cuối cùng.

- Chữ in hoa, in thường: danh từ riêng (tên riêng, tên địa danh) cần được viết hoa chữ cái đầu từ; chữ cái đầu câu cần được viết hoa; còn lại thông thường không viết hoa đầu từ.

Các thao tác với tập tin trong Word

Hôm nay tinhocoban.blogspot.com giới thiệu cho bạn các thao tác cơ bản với tập tin trong MS Word.

1. Tạo mới văn bản (New)

- Cách 1: Vào File/New sau đó chọn Blank Document hoặc chọn các mẫu (template) có sẵn.

- Cách 2: Nhấn nút New trên thanh công cụ Quick Access Toolbar. Nút New thường có biểu tượng trang giấy trắng.

- Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N.

Khi vào File/New, hãy gõ từ khóa ở vị trí 1 rồi nhấn enter hoặc chọn các từ gợi ý ở vị trí 2 để tìm kiếm hàng ngàn mẫu văn bản khác nhau từ Microsoft.

2. Mở văn bản đã có (Open)

Để mở văn bản đã có, chúng ta nên biết trước tên tệp tin văn bản và nơi đặt chúng.

Thực hiện thao tác mở như sau:

- Bước 1:

Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O

Cách 2: Nhấn nút Open (hình thư mục) trên thanh công cụ Quick Access Toolbar

Cách 3: Vào File/Open

- Bước 2: Với Word 2016 thì Backstage View hiện ra, chọn các mục có sẵn, mở trên OneDrive hoặc cách đơn giản nhất là nhấn vào Browse để tìm nơi mở văn bản.

- Bước 3: Hộp thoại Open bật lên, lần lượt thực hiện:

(1) Chọn nơi chứa văn bản, cũng có thể chọn nhanh ở vùng bên trái.

(2) Chọn văn bản cần mở.

(3) Nhấn Open để mở văn bản.

3. Lưu văn bản (Save)

Thực hiện thao tác lưu là ghi những thay đổi ra bộ nhớ ngoài, do đó nếu có sự cố thì cũng không bị mất dữ liệu. Khi văn bản chưa lưu lần nào, chúng ta cần phải chọn nơi đặt tệp tin văn bản, đặt tên cũng như chọn định dạng thích hợp cho tệp tin.

Thao tác lưu nên được thực hiện ngay sau khi tạo mới tệp, và được thực hiện thường xuyên trong quá trình làm việc.

Thao tác lưu thực hiện như sau:

- Bước 1:

Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S

Cách 2: Nhấn nút Save (hình đĩa mềm) trên thanh công cụ Quick Access Toolbar

Cách 3: Vào File/Save Nếu văn bản đã được lưu trước đó thì ta chỉ thấy màn hình hơi nháy. Nếu văn bản chưa được lưu thì thực hiện tiếp các bước phía dưới.

- Bước 2: Với Word 2016 thì Backstage View hiện ra, chọn các mục có sẵn, lưu lên OneDrive hoặc cách đơn giản nhất là nhấn vào Browse để tìm nơi lưu tệp tin.

- Bước 3: Hộp thoại Save As bật lên, lần lượt thực hiện:

Chọn nơi để lưu văn bản, cũng có thể chọn nhanh ở vùng bên trái.

Thư mục sẽ lưu văn bản.

Đặt tên cho tệp tin văn bản ngắn gọn, dễ nhớ, dễ hiểu.

Chọn định dạng thích hợp cho tệp tin văn bản.

Nhấn nút Save để lưu.

 Chú ý: Khi có thông báo như ảnh dưới là đã tồn tại tệp tin cùng tên trong thư mục đã chọn.

• Bạn cần nhấn Cancel để quay lại và chọn tên khác nếu không muốn mất toàn bộ dữ liệu của tệp đang có.
• Chỉ nhấn Yes khi bạn thực sự muốn thay thế tệp tin cũ bằng tệp tin đang muốn lưu.

4. Lưu với tên khác (Save As)

Thao tác này được dùng khi bạn không muốn lưu những thay đổi đã thực hiện lên tệp tin văn bản gốc. Khi đó, cách tốt nhất là lưu chúng thành 1 tệp tin khác.

Cách thực hiện:

• Cách 1: Vào File/Save As
• Cách 2: Nhấn F12

Sau đó, bạn thực hiện các bước tương tự như thao tác lưu lần đầu.

Chúng ta thường dùng thao tác này khi làm việc với các tệp tin mẫu.

Giả sử thế này: "Sếp" của bạn đưa cho bạn 1 mẫu báo cáo tháng và yêu cầu đầu mỗi tháng hãy nộp lại. Bạn nhận tệp tin mẫu và muốn giữ nó để dùng lâu dài. Khi đó bạn có 2 cách làm:

1. Bạn sao chép (Copy) tệp tin này ra thành nhiều bản, mỗi bản dùng cho 1 tháng.
2. Khi làm báo cáo tháng nào, ta mở mẫu ra và thực hiện thao tác Save As để lưu thành báo cáo của tháng đó  
   → Tất nhiên cách này tiện lợi và nhanh hơn.

5. Đóng văn bản (Close)

Khi hoàn tất quá trình làm việc, ta nên thực hiện đóng tệp tin văn bản đang dùng để đảm bảo dữ liệu được an toàn. Cách thực hiện:

- Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Alt+F4 (thực hiện được với hầu hết các cửa sổ.

- Cách 2: Nhấn nút Close (nút   X   ở bên phải trên cửa số).

- Cách 3: Vào File/Close.

Chúc các bạn thành công!

Những thiết lập mặc định cần thiết trước khi sử dụng

Để sử dụng MS Word 2016 ttốt nhất, bạn cần đặt một số thiết lập mặc định để Word có thể phù hợp nhất với bạn. Sau khi mở Word lần đầu tiên, tinhocoban.blogspot.com khuyên bạn nên đặt một số thiết lập mặc định sau:

1. Về các tùy chọn (Options)

Bạn vào File/Options sẽ thấy xuất hiện hộp thoại Options: Ở vùng bên trái chọn Proofing và tắt các chức năng kiểm tra chính tả như hình dưới.

Lí do tắt kiểm tra chính tả là để bạn không cảm thấy phiền bởi những gạch màu xanh, đỏ dưới những chữ tiếng Việt vì mặc định Word kiểm tra chính tả theo tiếng Anh.

Tiếp theo bên trái bạn chọn Advanced kéo xuống tìm Use smart cut and paste và bỏ chọn. Đây là tính năng cắt dán thông minh của Word, nhưng nhiều người than phiền nó làm thao tác cắt dán khi copy tài liệu từ web về gặp khó khăn.

Cũng tại đây bạn kéo xuống tìm Show measurements in units of và đặt đơn vị đo là Centimeters (cm). Điều này sẽ giúp bạn căn chỉnh phù hợp hơn với đơn vị đo mà Việt Nam sử dụng.

2. Tùy chọn cho Quick Access Toolbar

Quick Access Toolbar là thanh công cụ cho phép bạn truy cập nhanh tới những thao tác hay dùng. Bạn có thể thêm bớt các nút bấm trên đó. Bạn nhấn vào nút mũi tên xuống và chọn các chức năng hay dùng như hình dưới bao gồm các nút: New, Open, Save, Undo, Redo... Ngoài ra nếu bạn muốn có thêm các nút khác cũng có thể chọn More Commands để thêm vào thanh công cụ.

3. Thiết lập font chữ, đoạn văn

Theo quy định văn bản hành chính của Việt Nam quy định về font chữ, ta thường chọn font Times New Roman, kiểu chữ in thường, cỡ chữ là 14. Để khi mở Word lên giá trị trên luôn được giữ ta làm như sau:

- Nhấn nút dưới group Font (1).

- Chọn thiết lập như hình dưới rối nhấn nút Set As Default (chọn làm mặc định).

- Chọn All documents based on the Normal.dotm template? (1) và nhấn OK (2) khi được hỏi.

- Để thiết lập đoạn văn ta có thể nhấn vào phải dưới của group Paragraph trên thanh Ribbon, chọn giá trị mặc định rồi nhấn Set As Default tương tự.

4. Thiết lập khổ giấy và đặt lề:

Để thiết lập khổ giấy và đặt lề ta vào Layout rồi nhấn vào nút góc phải dưới group Page Setup.

- Trong mục Margin, chọn lề như hình dưới:

   + Trên (Top): 2cm

   + Dưới (Bottom): 2cm

   + Trái (Left): 3cm (thường dùng để đóng gáy)

   + Phải (Right): 2cm

- Chuyển sang Paper, trong mục Paper size ta chọn A4 (khổ giấy thường dùng nhất).

- Nhấn nút Set As Default và chọn Yes khi được hỏi xác nhận. Việc làm này sẽ làm cho những lần mở Word sau, khổ giấy và đặt lề sẽ được chọn như chúng ta vừa thiết lập.

5. Bật thanh thước

- Thanh thước giúp chúng ta dễ dàng đặt lề, canh chỉnh đoạn văn, căn chỉnh các đối tượng trên trang.

- Để bật thanh thước ta và View rồi chọn Ruler như hình dưới.

Chúc bạn thành công!

Tạo mục lục tự động trong Word 2010, 2016

Trong quá trình làm luận văn, báo cáo các bạn thường phải tạo mục lục.

Tuy nhiên việc tạo mục lục thủ công thường mất rất nhiều thời gian của bạn, hơn nữa trong quá trình thực hiện nếu văn bản của bạn vì một lý do nào đó bị chạy trang (Do điều chỉnh lề; thêm, bớt nội dung,...) thì mục lục này gần như phải làm lại. Do đó để tiết kiệm thời gian cũng như cập nhật nội dung tiêu đề, trang, đồng thời nhanh chóng mở đến trang mà bạn muốn xem (bạn chỉ việc giữ phím Ctrl+ kích chuột trái vào trang mà bạn muốn đến là bạn đã được đến trang mà bạn muốn), https://tinhocoban.blogspot.com xin hướng dẫn các bạn cách tạo mục lục tự động trong Word.

Bước 1: Mở file word mà bạn muốn tạo mục lục;

Bước 2: Vào menu References, để trỏ chuột tại tiêu đề, chọn Add Text trong nhóm Table of Contents, chọn Level bạn muốn áp dụng cho nội dung đã chọn (bạn nên chọn Level giảm dần như gợi ý trong hình dưới).

Bước 3: Chọn nơi đặt và hình thức xuất hiện cho mục lục trong văn bản của bạn

Chọn nơi đặt và hình thức xuất hiện cho mục lục trong văn bản của bạn

Và kết quả là:

Bạn có thể tạo thêm, hoặc cập nhật nội dung bổ sung, sau đó nhấn Update Table và chọn cập nhật trang hay cả trang và tiêu đề rồi nhấn OK, thế là mục lục của bạn đã được cập nhật một cách tự động.

Các bạn có thể xem chi tiết ở video sau:

Chúc các bạn thành công!

Chuyển bảng mã. font chữ trong Word không cần phần mềm

Do nhu cầu công việc, bạn lấy dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, và trong mỗi lần đó các font chữ trong văn bản của bạn thuộc nhiều bảng mã khác nhau, làm bạn khó khăn trong việc hiệu chỉnh, bài viết dưới đây hướng dẫn bạn chuyển đổi bảng mã - font chữ một cách đơn giản nhất không cần dùng phần mềm:

Bước 1. Bạn copy đoạn văn bản cần chuyển bảng mã.

Bước 2. Bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + F6, cửa sổ chuyển bảng mã hiện ra, bạn lựa chọn bảng mã cho nguồn và đích phù hợp và chọn "chuyển mã".

Bạn xem các xác định bảng mã phù hợp với font chữ ở bài viết Soạn thảo tiếng Việt trong Word - Chi tiết nhất!

Bước 3. Nhấn Ctrl + V để dán đoạn văn bản vừa mới chuyển bảng mã xong để hoàn thành.

Bạn có thể xem cụ thể ở video sau:

Chúc các bạn thành công!

Soạn thảo tiếng Việt trong Word - Chi tiết nhất!

Đầu tiên chúng ta tìm hiểu các bảng mã tiếng Việt

Vì những khó khăn kỹ thuật trong những năm trước đây, đã xuất hiện rất nhiều bảng mã tiếng Việt khác nhau và không tương thích với nhau. Chỉ sau khi unicode được sử dụng rộng rãi thì chuẩn tiếng Việt mới được quy về một mối. Mặc dù UniKey vẫn hỗ trợ các bảng mã cũ nhưng bạn nên sử dụng unicode trong mọi trường hợp, chỉ nên dùng các bảng mã khác khi không thể dùng unicode.

• Unicode: unicode dựng sẵn.
• Composed Unicode: unicode tổ hợp.
• ABC, VNI, VISCII, VPS, VIETWARE, BKHCM: Đây là các bảng mã cũ, dần dần sẽ không còn được dùng nữa.
• MS CP 1258: bảng mã tiếng Việt do Microsoft quy định. Nếu dùng bảng mã này trong các chương trình hỗ trợ unicode của Microsoft như Office, Outlook Express... thì nó cho cùng một kết quả như unicode tổ hợp.
• VIQR: Thực chất đây không phải là bảng mã mà chỉ là dạng thể hiện tiếng Việt dưới dạng "thô sơ" thông qua các ký tự chuẩn. Dạng này vẫn còn được dùng nhiều trong trao đổi email.
• UTF-8 Literal, NCR Decimal, NCR Hexadecimal: Đây thực chất là các dạng thể hiện khác nhau của Unicode dựng sẵn. Nếu bạn là người dùng bình thường và chưa nghe đến chúng thì nhiều khả năng bạn sẽ không bao giờ cần đến chúng. Các dạng này chủ yếu nhằm phục vụ những người soạn Web chuyên nghiệp khi chương trình soạn Web không cho phép soạn unicode trực tiếp. Hiện nay nhiều người dùng NCR Decimal trong chương trình Yahoo Chat để trao đổi tiếng Việt có dấu.
• X UTF-8: dạng đặc biệt để soạn unicode trong các chương trình vốn xuất xứ từ môi trường Unix, Linux như Emacs, gVim. Xem thêm trong mục 7 .

Các phương pháp gõ tiếng Việt

1. Nguyên tắc chung

Để gõ các chữ cái Việt có dấu bạn phải gõ chữ cái chính trước, sau đó gõ các dấu thanh, dấu mũ, dấu móc. Các kiểu gõ tiếng Việt khác nhau sẽ quy định các phím bấm khác nhau cho các dấu thanh, dấu mũ và dấu móc. Tuy bạn có thể gõ phím dấu ngay sau các chữ cái gốc, nhưng điều này dễ dẫn đến việc bỏ dấu không nhât quán. Ví dụ: chữ toán có thể được viết thành tóan. Với UniKey, bạn nên gõ dấu ở cuối từ và UniKey sẽ luôn tự động đặt dấu đúng vào chữ cái cần thiết.

Trạng thái chữ hoa, thường phụ thuộc vào trạng thái của các phím SHIFT và CAPS LOCK. Với các bảng mã 1 byte (TCVN 3, BK HCM1, VISCII, VPS), bạn phải dùng font chữ hoa mới có được chữ hoa có dấu. Với font chữ thường, bạn chỉ có thể gõ được các chữ hoa không đấu: Â, Ă, Ê, Ô, Ơ, Ư, Đ.

2. Kiểu gõ TELEX

Bảng 1. Các phím gõ tiếng Việt của kiểu gõ TELEX

Phím	Dấu
s	Sắc
f	Huyền
r	Hỏi
x	Ngã
j	Nặng
z	Xoá dấu đã đặt. Ví dụ: toansz = toan
w	Dấu trăng trong chữ ă, dấu móc trong các chữ ư, ơ. Chữ w đơn lẻ tự động chuyển thành chư ư.
aa	â
dd	đ
ee	ê
oo	ô
[	Gõ nhanh chữ ư
]	Gõ nhanh chữ ơ

Ví dụ:

tieengs Vieetj = tiếng Việt
dduwowngf = đường

Với các bảng mã có chữ hoa có dấu (Unicode, hoặc các bảng mã 2 byte) , bạn chỉ cần gõ chữ gốc là chữ hoa, còn các dấu thanh, dấu mũ có thể gõ phím chữ thường

Với các bảng mã 1 byte (TCVN 3, BK HCM1, VISCII, VPS), bạn phải dùng font chữ hoa mới có được chữ hoa có dấu. Nếu dùng font chữ thường, bạn chỉ có thể gõ được các chữ hoa không đấu: Â, Ă, Ê, Ô, Ơ, Ư, Đ.

Trong trường hợp bạn gõ sai dấu mà vẫn chưa di chuyển ra khỏi từ đang gõ thì có thể gõ đè dấu mới. Ví dụ: toanfs = toán, toansz = toan.

Bạn nên gõ phím dấu ở cuối từ để UniKey đặt dấu vào vị trí đúng chính tả tiếng Viêt. Ví dụ: để gõ chữ "hoàng", thay vì gõ hofang hay hoafng, hãy gõ hoangf.

3. Kiểu gõ VNI

Kiểu gõ VNI sử dụng các phím số để gõ chữ tiếng Việt.

Bảng 2. Các phím gõ tiếng Việt của kiểu gõ VNI

Phím	Dấu
1	sắc
2	huyền
3	hỏi
4	ngã
5	nặng
6	dấu mũ trong các chữ â, ê, ô
7	dấu móc trong các chữ ư, ơ
8	dấu trăng trong chữ ă
d9	chữ đ
0	xóa dấu thanh

Ví dụ:

tie6ng1 Vie6t5 = tiếng Việt

d9u7o7ng2 = đường

Bạn cũng có thể gõ các dấu mũ, móc, trăng ở cuối từ. Khi đó, có thể gõ: duong9772 = đường.

Với các bảng mã 1 byte (TCVN 3, BK HCM1, VISCII, VPS), bạn phải dùng font chữ hoa mới có được chữ hoa có dấu. Với font chữ thường, bạn chỉ có thể gõ được các chữ hoa không đấu: Â, Ă, Ê, Ô, Ơ, Ư, Đ.

Trong trường hợp bạn gõ sai dấu mà vẫn chưa di chuyển ra khỏi từ đang gõ thì có thể gõ đè dấu mới. Ví dụ: toan21 = toán, toan10 = toan

4. Kiểu gõ VIQR

Cần phân biệt kiểu gõ VIQR với bảng mã VIQR. Kiểu gõ là phương pháp bạn dùng để nhập các ký tự tiếng Việt, và độc lập với bảng mã. Bảng mã là cách thể hiện các ký tự tiếng Việt. Bạn có thể dùng kiểu gõ VIQR để nhập tiếng Việt cho các bảng mã (font) Unicode, VNI, TCVN... Ngược lại bạn cũng có thể gõ kiểu TELEX, hoặc VNI cho các bảng mã VIQR, Unicode...

Bảng 3. Các phím gõ tiếng Việt của kiểu gõ VIQR

Phím	Dấu
' (single quote)	sắc
` (grave accent)	huyền
?	hỏi
~ (tilde)	ngã
. (full stop)	nặng
^	dấu mũ trong các chữ â, ê, ô
+	dấu móc trong các chữ ư, ơ
(	dấu trăng trong chữ ă
dd	chữ đ
0	xóa dấu thanh
\	phím thoát dấu

Ví dụ:

tie^’ng Vie^.t = tiếng Việt

ddu+o+`ng = ddu+o+ng` = đường

Bạn cũng có thể gõ các dấu mũ, móc, trăng ở cuối từ. Khi đó, có thể gõ: duongd++` = đường.

Với các bảng mã 1 byte (TCVN 3, BK HCM1, VISCII, VPS), bạn phải dùng font chữ hoa mới có được chữ hoa có dấu. Với font chữ thường, bạn chỉ có thể gõ được các chữ hoa không đấu: Â, Ă, Ê, Ô, Ơ, Ư, Đ.

Trong trường hợp bạn gõ sai dấu mà vẫn chưa di chuyển ra khỏi từ đang gõ thì có thể gõ đè dấu mới. Ví dụ: toan`' = toán, toan'0 = toan.

Để gõ các dấu hỏi, chấm mà không bị UniKey xử lý phím dấu, bạn có thể bấm phím thoát (\) trước khi bấm các phím đó. Ví dụ: tan? = tản, tan \ ? = tan?.

* Kiểu gõ VIQR*

Ngoài kiểu gõ VIQR chuẩn như định nghĩa ở trên, UniKey còn hỗ trợ kiểu gõ VIQR* trong đó phím * được thay cho phím + để gõ các dấu móc trong các chữ ư, ơ.

5. Dùng TELEX hoặc VNI để gõ tiếng Việt VIQR

VIQR (VIetnamese Quoted Readable) thực ra chỉ là một dạng thể hiển tượng trưng các chữ cái tiếng Việt chỉ bằng các kỹ tự trong bảng mã ASCII. VIQR hiện nay được dùng rất phổ biến trong việc trao đổi email, vì không cần thêm font tiếng Việt đặc biệt. Nhược điểm của VIQR là chữ tương đối khó đọc. Tuy VIQR không đòi hỏi bất cứ phần mềm bàn phím nào, nhưng với UniKey bạn có thể gõ TELEX hay VNI để được tiếng Việt VIQR. Như thế bạn sẽ không phải thay đổi thói quen gõ.

Để gõ được VIQR, chọn bảng mã VIQR trong bảng điều khiển hoặc trong menu.

Ví dụ:

• Gõ VIQR bằng TELEX: tieengs Vieetj = tie^'ng Vie^.t
• Gõ VIQR bằng VNI: tie6ng1 Vie6t5 = tie^'ng Vie^.t

6. Gõ tiếng Việt chung với các tiếng khác

Khi phải thường xuyên gõ tiếng Việt lẫn với tiếng Anh (hay một tiếng nào khác) có thể bạn sẽ cảm thấy bất tiện khi một số chữ tiếng Anh bị hiểu sai là dấu tiếng Việt. Để khắc phục điều này trong khi không phải thường xuyên chuyển đổi bật-tắt chế độ tiếng Việt bạn có thể dùng cơ chế gõ lặp dấu. Với cơ chế này, nếu ký từ nào bị hiểu là dấu tiếng Việt thì bạn chỉ cần gõ ký tự đó thêm một lần nữa thì UniKey sẽ khôi phục lại ký tự bạn cần.

Ví dụ:

Kiểu TELEX: WWindowws = Windows, hoặc guitarr = guitar

Kiểu VNI: e11 = e1

Bạn cũng có thể dùng phím CTRL để báo cho UniKey không bỏ dấu vào các chữ đã gõ trước đó.

Ví dụ:

Kiểu TELEX: a CTRL s k = ask

Kiểu VNI: a CTRL 8 = a8

Sự tương thích giữa font chữ và bảng mã:

Mỗi bảng mã sẽ tương ứng với mỗi font chữ khác nhau, cụ thể như sau:

• Unicode: Times New Roman, Arial, Tomaho,...
• ABC: Các font bắt đầu bằng ".Vn"
• VNI Windows: Các font bắt đầu bằng "Vni-"